WoonIn brengt structuur in processen en risicomanagement met FullyInControl
“Dankzij FullyInControl konden we tijdens onze fusie snel en duidelijk onze processen delen en verbeteren. Het biedt ons de structuur die nodig is, niet alleen om efficiënt te werken, maar ook om te begrijpen wat we doen, wie het doet, en waarom het zo gedaan wordt. Dat inzicht is goud waard.“
Introductie
Gyselle Brokken is kwaliteitsadviseur bij WoonIn, de grootste woningcorporatie van Utrecht, die ook actief is in Nieuwegein, Houten en Wijk bij Duurstede. WoonIn beheert 31.000 woningen en streeft ernaar een verschil te maken in de regio. Gyselle werkt al sinds 2014 bij WoonIn, en speelde een sleutelrol in het opnieuw structureren van de processen en het risicomanagement van de organisatie met behulp van FullyInControl.
De uitdaging
Voordat WoonIn in 2021 begon met FullyInControl, werden processen beheerd in een ingewikkeld systeem genaamd Enterprise Architect, dat volgens Gyselle meer leek op software ontwikkeld door NASA. Het systeem was ontoegankelijk en nauwelijks bruikbaar, waardoor medewerkers geen inzicht hadden in processen, wat resulteerde in inefficiëntie en onduidelijkheden over verantwoordelijkheden. Het risicomanagement werd apart beheerd in een verouderd systeem dat niet langer voldeed aan de wensen van de organisatie. Daarnaast stond de woningcorporatie op het punt om te fuseren met Viveste, en met de komst van een nieuw ERP-systeem moesten veel processen opnieuw worden vastgelegd.
De oplossing: FullyInControl
In 2021 startte WoonIn met de implementatie van FullyInControl, waarmee ze niet alleen hun risicomanagement en processen wilden samenvoegen, maar ook inzicht wilden krijgen in alle informatiesystemen en functies binnen de organisatie. WoonIn koos FullyInControl na een uitgebreide selectieprocedure waarbij meerdere tools werden getest. FullyInControl werd gekozen vanwege de mogelijkheid om risicomanagement en procesbeheer in één geïntegreerde omgeving te beheren.
Wat doet WoonIn met FullyInControl?
WoonIn gebruikt FullyInControl voor een breed scala aan doeleinden:
- Procesmanagement: WoonIn heeft in FullyInControl al haar processen opnieuw beschreven met behulp van de CORA (Corporatie Referentie Architectuur), die dient als blauwdruk voor woningcorporaties. Door gebruik te maken van deze referentie, kon WoonIn een gedegen proceshuis opstellen. Gyselle heeft vervolgens de processen opnieuw uitgewerkt en grafisch in FullyInControl getekend, waardoor er duidelijkheid kwam over hoe de verschillende processtappen uitgevoerd moeten worden, welke functies erbij betrokken zijn en welke systemen nodig zijn. Deze structuur was zeer waardevol tijdens de fusie, omdat het een leidraad bood voor het samenvoegen van de werkprocessen van beide organisaties.
- Risicomanagement en interne controles: In samenwerking met o.a. de riskmanager en de auditor werden risico’s aan de verschillende bedrijfsprocessen gekoppeld. Door risico’s te verbinden met specifieke stappen binnen de processen, heeft WoonIn een geïntegreerd overzicht van de risico’s en de maatregelen die nodig zijn om deze te mitigeren. Deze koppeling zorgt ervoor dat het management en de medewerkers direct inzicht hebben in waar potentiële gevaren liggen en hoe deze aangepakt worden.
- Informatiesystemen en functies: WoonIn wilde ook de informatiesystemen en functies koppelen aan de processen. Hierdoor is het nu duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke processen, welke systemen daarbij horen, en welke acties genomen moeten worden wanneer systemen wijzigen. Dit zorgt voor meer transparantie en eenvoud in de bedrijfsvoering.
Tevredenheid met FullyInControl
WoonIn is zeer tevreden over de integratie en mogelijkheden die FullyInControl biedt. De voordelen die zij ervaren zijn onder andere:
- Structuur tijdens fusie: Tijdens de fusie met Viveste bood het overzicht in processen een duidelijke meerwaarde. Het maakte het mogelijk om effectief gesprekken te voeren over hoe de nieuwe organisatie haar processen moest inrichten. Waar WoonIn een helder overzicht had van haar processen en functies, had Viveste dat niet, waardoor de integratie soepeler verliep vanuit WoonIn’s kant.
- Efficiënte procesbeheer: Dankzij de grafische weergave van processen is het voor medewerkers eenvoudig om te zien welke stappen zij moeten ondernemen en welke systemen daarbij betrokken zijn. Gyselle heeft zelf de controle over het beheer van de processen, wat ervoor zorgt dat alles op dezelfde manier is vastgelegd en consistent blijft.
- Toegankelijkheid voor medewerkers: Alle 400 medewerkers van WoonIn hebben toegang tot FullyInControl om processen in te zien. Dit zorgt ervoor dat medewerkers altijd de juiste informatie kunnen vinden, ook al gebruiken ze het systeem niet dagelijks. Via het intranet zijn processen eenvoudig toegankelijk gemaakt, wat de gebruiksvriendelijkheid verhoogt.
- Geïntegreerd risicomanagement: De koppeling tussen risico’s en bedrijfsprocessen zorgt voor meer inzicht en controle. Risico’s zijn zichtbaar voor de proces-eigenaren en managers, en worden periodiek besproken met de riskmanager. Dit leidt tot een verbeterde risicobeheersing en bewuste keuzes binnen de organisatie.
Resultaten en toekomstplannen
Met de succesvolle implementatie van de processen en het risicomanagement in FullyInControl, heeft WoonIn al duidelijke resultaten geboekt. Zo behaalde de corporatie voor het eerst in tien jaar een A-score op de Aedes benchmark voor zowel huurderstevredenheid als bedrijfslasten. Dit succes is mede te danken aan de efficiëntieverbeteringen die mogelijk zijn gemaakt door FullyInControl.
Voor de toekomst wil Gyselle samen met de businesscontrollers de prestatie-indicatoren (KPI’s) ook integreren in FullyInControl, zodat er een direct verband zichtbaar is tussen de processen, risico’s en organisatiedoelen. Dit zou de volgende stap zijn in het verbeteren van de organisatieprestaties en het verder verhogen van de efficiëntie.
Conclusie
Dankzij FullyInControl heeft WoonIn haar proces- en risicomanagement naar een hoger niveau getild. De oplossing biedt hun een helder overzicht van de processen, gekoppeld aan functies, systemen en risico’s, waardoor ze niet alleen efficiëntieverbeteringen hebben gerealiseerd, maar ook beter voorbereid zijn op toekomstige veranderingen zoals fusies en systeemupgrades. Gyselle’s inzet en enthousiasme hebben gezorgd voor een succesvolle adaptatie van het systeem in de organisatie, waardoor WoonIn vandaag de dag beter in staat is haar missie te vervullen: een verschil maken in de stad.