Bidfood verbetert kwaliteitsmanagement met FullyInControl
“We startten drie jaar geleden met vier kritieke afwijkingen en acht andere afwijkingen bij onze ISO-certificering. Dankzij FullyInControl zijn we erin geslaagd om onze processen beter op orde te krijgen met als resultaat dat de afwijkingen structureel zijn verminderd en hebben we ons certificaat vernieuwd met slechts twee kleine verbeterpunten. Dat is precies waar je het voor doet.”
Introductie
Sjoerd Snieder is verantwoordelijk voor het kwaliteits- en risicomanagement bij Bidfood, een grote leverancier van foodservice-producten met meerdere vestigingen in Nederland. Sjoerd was nauw betrokken bij de implementatie van FullyInControl binnen Bidfood. Het bedrijf zocht naar een manier om beter grip te krijgen op de managementsystemen voor voedselveiligheid, milieu en arbeidsomstandigheden, ook in de context van hun ISO-certificeringen.
De uitdaging
Voor de implementatie van FullyInControl gebruikte Bidfood een combinatie van Excel en Google Docs om hun managementsystemen te beheren. Deze werkwijze bleek erg versnipperd, met ieder vestiging die zijn eigen aanpak en documenten gebruikte. Toen in 2021 een hercertificering voor een milieumanagementsysteem werd afgewezen vanwege meerdere kritieke afwijkingen, werd duidelijk dat er een betere manier nodig was om het overzicht te behouden en consistentie te waarborgen in de gehele organisatie.
Bidfood stond voor de uitdaging om één systeem te vinden waarin de prestaties van alle vestigingen inzichtelijk waren, waar audits en corrigerende acties efficiënt gemonitord konden worden, en dat zou helpen bij het behalen en behouden van ISO-certificaten.
Implementatie FullyInControl
In 2021 startte Bidfood met het implementeren van FullyInControl als hun centraal managementsysteem. Na een uitgebreid selectietraject, waarin verschillende partijen werden overwogen, bleek FullyInControl de beste oplossing voor hun behoeften. In 2022 was het zover dat de oplossing daadwerkelijk uitgerold kon worden over alle vestigingen.
Bidfood koos ervoor om elke vestiging als een aparte omgeving in FullyInControl op te nemen. Naast deze vestiging specifieke omgevingen zijn er twee extra omgevingen opgezet: één voor alle centrale procedures en certificaten die door elke vestiging kunnen worden ingezien, en één centrale groepsomgeving waarin alle informatie van alle
vestigingen samenkomt. Hierdoor heeft iedere vestiging zijn eigen omgeving maar kan centraal alles getotaliseerd gemanaged en gemonitord worden.
Wat doet Bidfood met FullyInControl?
Bidfood gebruikt FullyInControl op meerdere manieren:
- Monitoring en Rapportage: De kern van Bidfood’s gebruik van FullyInControl is monitoring. Sjoerd noemt monitoring als de belangrijkste kracht van de oplossing, zeker in een omgeving met meerdere locaties. Hij kan met één druk op de knop precies zien welke documenten beschikbaar zijn en welke vestigingen hun werk hebben gedaan, zoals het uitvoeren van toetsen. Dit geeft de directie het vertrouwen dat de procedures worden nageleefd.
- Audits en Compliance: FullyInControl wordt ook gebruikt voor het plannen en monitoren van audits, zowel voor milieu, voedselveiligheid als ARBO. Elke vestiging is verantwoordelijk voor de input van hun gegevens, die zij ontvangen via vragenlijsten en audits. Hierdoor heeft Bidfood consistentie kunnen aanbrengen in de manier waarop deze gegevens worden bijgehouden. Het systeem ondersteunt ook herhalende toetsen, zoals inspecties en jaarlijkse activiteiten, waarbij automatisch nieuwe versies van toetsen worden aangemaakt.
- Procesbeheer: Alle procesbeschrijvingen van de verschillende managementsystemen worden in FullyInControl vastgelegd. Voor het Warehouse Management System (WMS) van Bidfood zijn bijvoorbeeld alle procesbeschrijvingen in FIC gezet. Dit voorkomt dat medewerkers verouderde versies van documenten gebruiken, iets wat in de eerdere situatie vaak voorkwam.
- Versiebeheer en Feedback: Bij wijzigingen in procedures maakt Bidfood gebruik van de opmerkingfunctie in FullyInControl om gebruikers te informeren over updates. Door middel van groepsnotificaties ontvangen betrokkenen een melding wanneer er iets verandert, zodat iedereen altijd toegang heeft tot de laatste versie van de procedure.
Tevredenheid met FullyInControl
Bidfood is zeer tevreden over de impact die FullyInControl heeft gehad op hun kwaliteitsmanagement. Sjoerd ziet o.a. de volgende verbeteringen
- Beter certificeringsproces: De resultaten spreken voor zich: na de initiële problemen met het milieucertificaat, heeft Bidfood drie jaar later, dankzij de implementatie van FullyInControl, opnieuw een ISO-certificering behaald, dit keer met slechts twee kleine afwijkingen. De tool hielp hen bij het structureel verbeteren van hun processen, wat duidelijk zichtbaar was in de resultaten van de certificeringen. De huidige werkwijze met FullyInControl leidde zelfs tot een compliment van de auditor.
- Efficiëntie in auditing: Voor Sjoerd persoonlijk heeft FullyInControl geleid tot een enorme tijdsbesparing, vooral in zijn rol als centrale KAM-manager. Met één simpele filter kan hij de resultaten opvragen die hij nodig heeft. Voor de vestigingen betekende de overgang naar FullyInControl dat zij taken die voorheen vaak niet of onvolledig werden uitgevoerd, nu gestructureerd en consistent moeten vastleggen. Er is geen ontkomen meer aan.
- Verbeterde kwaliteit en samenwerking: Het inzicht dat FullyInControl biedt, zorgt ervoor dat Bidfood nu niet alleen voldoet aan de vereisten, maar ook actief werkt aan kwaliteitsverbetering. De oplossing ondersteund groepsreviews en verbeteringssessies, waardoor verschillende vestigingen van elkaar kunnen leren en gezamenlijk kunnen streven naar hogere kwaliteit.
Toekomstplannen en uitdagingen
Het volgende doel van Sjoerd en Bidfood is om ISO 9001 te behalen, een norm die meer gericht is op gestructureerd ondernemen en waarmee de hele organisatie nog verder betrokken raakt bij kwaliteitsmanagement. Daarnaast willen ze ook stappen zetten in het verbeteren van arbeidsomstandigheden door het gebruik van de RI&E in FullyInControl .
Een uitdaging blijft de acceptatie en adaptatie van het systeem door medewerkers die minder affiniteit hebben met administratieve taken, zoals de accountmanagers die voornamelijk gericht zijn op klantcontact. Sjoerd benadrukt dat het belangrijk is om medewerkers te laten zien hoe het systeem ook voor hen voordelen kan hebben, bijvoorbeeld door het gemak van monitoring en het bijhouden van procedures.
Conclusie
FullyInControl heeft Bidfood geholpen om hun kwaliteitsmanagement naar een hoger niveau te tillen, met een sterke focus op monitoring, compliance, en efficiëntie. De tool heeft ervoor gezorgd dat de organisatie grip kreeg op haar processen en een structurele verbetering kon doorvoeren, die uiteindelijk resulteerde in positieve certificeringsresultaten. Het centrale overzicht en de mogelijkheid om snel informatie op te vragen, hebben het voor Sjoerd en zijn team makkelijker gemaakt om hun werk goed te doen en ervoor te zorgen dat de hele organisatie in control blijft.